Abwrackprämie beschleunigt von Jürgen Neitzel

L eer gekaufte Autohäuser, lange Lieferzeiten bei den Kleinwagen und ein riesiger Papierberg. Der Umweltbonus der Bundesregierung hat nicht nur den Automarkt neu belebt, sondern gleichzeitig das zuständige Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) vor eine große Herausforderung gestellt. Wie lassen sich hunderttausende von Anträgen zügig und reibungslos abwickeln? Die Lösung kommt von der Deutschen Post: Sie digitalisiert alle eingehenden Antragsunterlagen mit InoTec Hochleistungsscannern und stellt diese der Behörde elektronisch zur Verfügung. „Wir scannen von 6.00 bis 16.00 Uhr und das 5 Tage in der Woche“, erklärt Holger Schattke, bei der Deutschen Post Leiter des Geschäftsfeldes ‚Digitaler Posteingangs-Service (DiPS). Die Mühe lohnt sich: verkürzte Bearbeitungszeiten, eine gestiegene Servicequalität und sinkende Prozesskosten.

Digitalisierungsstation, Frankfurt am Main – Behälter um Behälter treffen ein – alle randvoll mit Sendungen zur Abwrackprämie. Dank Direktempfänger-Postleitzahl gehen die Förderanträge ohne Umweg direkt in die Digitalisierungsstation der Deutschen Post ein – durchschnittlich ca. 10.000 pro Tag. Jetzt beginnt für die Mitarbeiter ein Kampf gegen die Uhr, denn am Ende des Arbeitstages müssen alle Dokumente ordnungsgemäß erfasst und für das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) elektronisch abrufbar sein.

A lles begann am 27. Januar 2009, dem offiziellen Startschuss für die Beantragung der Umweltprämie. 2.500 Euro winken jedem Bundesbürger, der sein mindestens neun Jahre altes Auto entsorgt und sich dafür einen Neuwagen zulegt. Insgesamt 1,5 Milliarden Euro hat die Bundesregierung in einem ersten Schritt für die Konjunkturmaßnahme reserviert, eine Aufstockung ist jedoch schon beschlossen.

Verantwortlich für die Abwicklung ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Dort drohte eine gigantische Papierflut. Jeder Vorgang umfasst inklusive aller notwendigen Unterlagen zwischen 10 und 12 Seiten. Bei rechnerisch 600.000 Anträgen in der ersten Phase hätten sich rund 6 Millionen Blatt Papier in der BAFA-Poststelle gestapelt.

„Unsere eigenen Kapazitäten könnten ein so großes Projekt in so kurzer Zeit nur schwer bewältigen“, kommentiert Joachim Niebling, Organisationsmitarbeiter beim BAFA.

B ei allen Fragen rund um die Posteingangsbearbeitung setzt die Behörde deshalb seit 2006 auf die Deutsche Post. Im Rahmen des Systemlösungsgeschäfts Brief bietet der Bonner Konzern als Dienstleistung die Digitalisierung von Eingangssendungen und Dokumenten an.

„Wir sind in der Lage, in kürzester Zeit auch sehr große Postmengen in elektronische Dokumente umzuwandeln“, erläutert Holger Schattke. Um das Service-Versprechen einzulösen, unterhält das Unternehmen deutschlandweit ein Netz von Digitalisierungsstationen, die mit InoTec Scannern und modernster Erkennungstechnologie ausgestattet sind.

Die Deutsche Post arbeitet mit dem BAFA bereits bei der Digitalisierung von Förderanträgen für regenerative Energien erfolgreich zusammen. Diese Partnerschaft wurde nun auf die Umweltprämie ausgeweitet.

Joachim Niebling vom BAFA sieht darin gleich mehrere Vorteile: „Durch die Zusammenarbeit mit der Deutschen Post entlasten wir unsere Poststelle von dem hohen Eingangsvolumen und müssen uns keine Gedanken machen, wie viel Anträge an welchem Tag eingehen. Darum kümmert sich der Partner. Und der arbeitet höchst zuverlässig“. Gleichzeitig kann das BAFA eine kürzere Bearbeitungslaufzeit realisieren, da die Daten frühzeitig elektronisch vorliegen.

I nzwischen haben die Mitarbeiter der Digitalisierungsstation die Behälter am PC registriert, die Sendungen geöffnet und die Anträge für den Scanprozess vorbereitet, also entklammert, sortiert und Stapel gebildet.

Das Antragsformular enthält zwei Barcodes. Der eine dient zur Trennung der einzelnen Anträge, der andere zur Identifizierung, sprich um welche Förderanträge es sich handelt: Umweltprämie oder erneuerbare Energien. Die einzelnen Stapel mit jeweils ca. 50 Sendungen werden im nächsten Schritt an die Scan-Arbeitsplätze übergeben, die das Herzstück der Digitalisierungs-Infrastruktur bilden. Ausgestattet sind sie mit InoTec Hochleistungsscannern der 4x-Serie.

Die Scananforderungen sind sehr hoch. Die Geräte müssen in der Lage sein, heterogenes Beleggut – von der Antwortkarte bis zum Durchschlagpapier – sicher, schnell und zuverlässig zu erfassen. Ein weiteres wichtiges Einsatzkriterium ist die Robustheit der Geräte. „Flexibilität ist unser oberstes Gebot, damit wir auch Leistungsspitzen abfedern können. Im Praxisbetrieb kommt es daher immer mal wieder vor, die Scanner von einem Standort zum anderen zu transportieren, da hilft es, dass die InoTec Modelle solide verarbeitet sind“, erläutert Holger Schattke.

Als weiteren Pluspunkt nennt er die einfache Bedienung und Wartung der Scanner. „Die Teamleiter führen grundlegende Service-Leistungen wie das Austauschen von Rollen und Bändern selbst durch. Das erhöht die Einsatzzeit und spart Geld“, ergänzt Holger Schattke.

H eute ist das Papieraufkommen sehr hoch, alle vier Scan-Arbeitsplätze digitalisieren auf Hochtouren. Stapelweise verschwinden die Anträge im Einzugssystem der Scanner und werden rasend schnell – über 100 Blatt pro Minute – in ein elektronisches Format gebracht.

Gescannt wird in Schwarzweiß bei 200 dpi Auflösung. Jeder Beleg erhält im Scanner einen Paginierstempel mit Angaben zu Datum und Standort sowie einer Dokumenten-ID aufgedruckt. Dieser Stempel wird mit dem Scannen auch in jedes Image elektronisch eingefügt. Auf diese Weise können die Dokumente eindeutig zugeordnet und bei Bedarf schnell gefunden werden. Die Images durchlaufen anschließend eine Qualitätskontrolle am Bildschirm.

Der gesamte Digitalisierungsprozess läuft schnell und effizient ab, sodass das BAFA die elektronischen Daten noch im Verlauf des Eingangstages erhält. Das Amt übernimmt die Images direkt in sein Dokumentenmanagement-System, die Bearbeitung der Anträge kann sofort beginnen, der Geschäftsprozess wird schlanker und schneller.

Ein weiterer positiver Nebeneffekt: das BAFA kann zeitnah die Bürger auf der eigenen Webseite unter www.bafa.de über die Anzahl der eingegangenen Anträge informieren. Die Original-Dokumente werden von der Deutschen Post zwischengelagert und nach Freigabe durch das BAFA vernichtet.

H olger Schattke kann mit der Arbeit des Digitalisierungs-Teams sehr zufrieden sein. Bis zum Stichtag des alten Verfahrens am 31. März wurden für das BAFA 435.544 Anträge digitalisiert. In der Spitze waren es 25.000 an einem Tag, so ein BAFA-Sprecher gegenüber den Medien.

An Digitalisierungsarbeit wird es den Mitarbeitern auch in den nächsten Monaten nicht mangeln. Die Bundesregierung hat bereits angekündigt, die Abwrackprämie aufzustocken und bis Ende des Jahres zu verlängern. Und das neue Online-Verfahren bringt auch keine große Reduzierung des Papieraufkommens. Denn der überwiegende Teil der Unterlagen muss weiterhin in Papierform eingereicht werden.

Wir sind für die Zukunft gut gerüstet“: nach dem Besuch in der Digitalisierungsstation lässt sich der Optimismus von Holger Schattke sehr gut nachvollziehen.

M it dem Systemlösungsgeschäft Brief bietet die Deutsche Post einen Full Service für die Optimierung und den Betrieb von daten- und dokumentenintensiven Prozessen in der Geschäftskommunikation. Dazu gehört auch die Service-Leistung ‚Digitalisierung Eingangspost’. Ein bundesweites Netz von Digitalisierungsstationen ermöglicht Unternehmen und Organisationen das Scannen ihrer Eingangspost. Die Dokumente werden unternehmensnah an dezentralen Standort bearbeitet und zeitnah digital zur Verfügung gestellt. Bei Bedarf können die Dokumente klassifiziert, inhaltlich erschlossen oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

D ie InoTec GmbH Organisationssysteme entwickelt und produziert Hochleitungsscanner im hessischen Wölfersheim seit April 1992. Eine Tochtergesellschaft befindet sich in Australien. Die InoTec Scanner kommen überall dort zum Einsatz, wo große Mengen an Belegen gescannt werden müssen und eine sehr hohe Zuverlässigkeit gefragt ist. Die Produktpalette besteht aus zwei Grundmodellen, der Scanner-Serie 4x2 und der Scanner-Serie 51x. Der Durchsatz der Scanner reicht von 80 Images simplex bis 460 Images pro Minute duplex. Die InoTec Scanner werden in Deutschland über Systemintegratoren (Partner oder Händler) vertrieben. InoTec stellt einen weltweiten Service sicher und besitzt Vertriebspartner auf der ganzen Welt.

Autor Jürgen Neitzel
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